A grade do hospital não é a capacidade do hospital. Entre o horário que a escala ofertou e o paciente que sentou na cadeira do consultório existem três vazamentos: o horário que ninguém marcou, a marcação que foi desfeita e o paciente que não apareceu. São três problemas diferentes, com donos diferentes — e o painel mede os três separados, todo dia.
Recorte de consulta ambulatorial. O painel lê a agenda oficial pela API do HIS — na Hal-AI não existe agenda paralela.
A escala publica a grade da semana. No fim do dia, parte daquela grade virou atendimento e parte evaporou. O erro clássico é tratar essa evaporação como um número só — "ocupação baixa" — e mandar todo mundo correr atrás da mesma coisa. Não é um problema: são três.
A vaga foi publicada e ficou parada até o fim do dia. Aqui o problema é de demanda ou de acesso: ou não há fila para aquela especialidade, ou há fila e ela não consegue chegar ao balcão. São diagnósticos opostos, e a fila de espera é o que separa um do outro.
Dono do problema: quem publica a grade e quem opera o acesso.
O paciente avisou que não vem. Isso é bom — é melhor que a falta. O problema é o que acontece depois: o horário volta a ficar livre e, se ninguém ocupa a vaga a tempo, o cancelamento custa exatamente o mesmo que uma falta. A janela entre o aviso e a consulta é o ativo aqui.
Dono do problema: quem trabalha a lista de espera.
Marcou, ninguém avisou nada e o horário morreu com nome e sobrenome. É o vazamento mais caro, porque a vaga não pôde ser reaproveitada por ninguém. É também o mais previsível: a chance de faltar cresce com a idade da marcação, e isso dá para atacar antes.
Dono do problema: a rotina de confirmação ativa.
Um horário cancelado às nove da manhã volta a constar como livre às nove e um. Se ninguém o ocupa, ele termina o dia nas duas listas: foi cancelado e terminou vazio. Somar as duas colunas conta o mesmo horário duas vezes — e é por isso que tanto painel de agenda fecha com um total maior do que a grade inteira.
Aqui a conta fecha por uma via só. O painel subtrai: horários ofertados menos consultas realizadas dá a capacidade que não virou atendimento. Só depois ele abre esse resto por causa, sem sobreposição — quantos nunca foram marcados, quantos foram marcados e cancelados sem que outra pessoa ocupasse a vaga, quantos foram marcados e o paciente não veio.
Taxa de cancelamento e taxa de ocupação medem momentos diferentes do mesmo dia. Elas não somam, e o painel diz isso em letra grande.
O Squad acorda antes do expediente, chama api_get_agenda_ocupacao para a grade do dia anterior e api_get_agendamentos para o estado de cada horário. O que ele monta é uma linha do tempo, não uma foto:
A diferença entre o segundo e o terceiro é o cancelamento. A diferença entre o terceiro e o quarto é a falta. A diferença entre o primeiro e o segundo é a vaga que nunca encontrou paciente. Cada uma dessas três diferenças tem uma ação distinta associada — e nenhuma delas é "cobrar mais empenho da recepção".
500 − 305 = 195 horários não viraram atendimento, e eles abrem em três parcelas que não se sobrepõem: 70 nunca foram marcados, 29 foram cancelados sem que outra pessoa ocupasse a vaga e 96 viraram falta. 70 + 29 + 96 = 195.
500 horários é a grade de um dia útil num hospital que oferta cerca de 2.500 horários de consulta por semana.
86% de ocupação é bom ou ruim? Sozinho, o número não responde. Ele só ganha sentido contra o que aquela mesma grade costuma fazer naquele dia da semana — porque segunda abre com a demanda represada do fim de semana, sexta perde para o feriado emendado e sábado tem meia grade e outro público. Segunda não se compara com sábado.
Basta um dia de greve de transporte, uma chuva forte ou uma véspera de feriado para a média das últimas semanas descolar do normal — e aí o painel acusa uma queda que é só ruído do calendário. A mediana das seis semanas equivalentes não se abala com um ponto fora da curva: ela continua descrevendo o dia típico.
A comparação também é feita por faixa de dia da semana e por especialidade. Uma agenda de ortopedia de terça compara com as terças de ortopedia, não com a média do ambulatório inteiro, que dilui tudo.
A mediana ilustrada é a das terças anteriores à entrada da confirmação ativa. É por isso que a diferença aparece em dezenas de pontos: são dois regimes diferentes de operação, não duas semanas seguidas.
Depois que a rotina está no ar, a comparação vira de degrau pequeno — um ponto percentual aqui, meio ponto ali. E é exatamente aí que ela começa a servir: uma queda de três pontos na ocupação de uma especialidade vira pergunta na mesma manhã, em vez de virar surpresa no fechamento do mês.
Indicador bom não é o que impressiona na apresentação. É o que muda de cor cedo o bastante para alguém agir.
A conta de cada indicador, com as parcelas à vista
| Indicador | Como se calcula | Dia | Mediana das terças |
|---|---|---|---|
| Conversão slot→atendimento | realizados ÷ ofertados = 305 ÷ 500 | 61% | 49% |
| Ocupação da grade | marcados na abertura ÷ ofertados = 430 ÷ 500 | 86% | 74% |
| Absenteísmo | faltas ÷ marcações vigentes = 96 ÷ 401 | 24% | 35% |
| Taxa de cancelamento | cancelados ÷ marcados na abertura = 29 ÷ 430 | 6,7% | mesmo patamar |
| Denominadores diferentes de propósito — os quatro não somam e não deveriam somar | 500 · 500 · 401 · 430 | 6 terças | |
Não é uma tela que alguém precisa abrir. É um documento publicado pelo Squad ao fim da leitura da manhã, em HTML para ler na hora e em PDF para anexar na ata da reunião de grade. O agente escreve as seções e aponta cada tabela e cada gráfico para a chamada de API que ele mesmo fez no turno — o servidor faz a conta e o desenho.
A execução que produziu o documento
Funil do Dia
Leitura da agenda ambulatorial do dia anterior, publicada pelo Squad às 06:40. Comparação: mediana das seis terças anteriores, por especialidade.
A grade ofertou 500 horários e entregou 305 consultas realizadas. A ocupação subiu acima da mediana das terças e o absenteísmo ficou abaixo dela; o cancelamento seguiu no mesmo patamar de sempre. Esse é o número a vigiar nas próximas semanas: quando a confirmação ativa amadurece, parte da falta vira aviso antecipado, e a taxa de cancelamento sobe antes de a conversão subir.
As quatro barras abaixo são leituras sucessivas da mesma grade, não categorias somáveis. Entre marcados na abertura (430) e marcados vigentes (401) estão os 29 cancelamentos, cujos horários voltaram para a lista de livres e não foram reocupados. Entre vigentes (401) e realizados (305) estão as 96 faltas.
Figura 1 — a grade do dia em quatro momentos. A capacidade que não virou atendimento é 500 − 305 = 195 horários, abertos em 70 nunca marcados + 29 cancelados sem reocupação + 96 faltas.
Cada barra soma os horários que terminaram vazios com os que viraram falta — ou seja, tudo o que aquela especialidade ofertou e não entregou. O desenho das barras separa dois diagnósticos que exigem decisões opostas: grade apertada com fila longa, e grade sobrando com espera curta.
Figura 2 — a barra mais alta é a soma das 22 especialidades restantes, e não uma agenda só. Ela está aqui para dar escala às outras seis.
| Especialidade | Ofertados | Realizados | Vazios | Faltas | Leitura |
|---|---|---|---|---|---|
| Ortopedia | 96 | 60 | 14 | 22 | fila de 52 dias |
| Oftalmologia | 84 | 58 | 9 | 17 | grade ajustada |
| Cardiologia | 72 | 50 | 8 | 14 | grade ajustada |
| Dermatologia | 58 | 29 | 21 | 8 | oferta sobrando |
| Endocrinologia | 54 | 35 | 6 | 13 | grade ajustada |
| Neurologia | 46 | 21 | 18 | 7 | oferta sobrando |
| Demais 22 especialidades | 90 | 52 | 23 | 15 | somadas |
| Total do dia — 500 = 305 + 99 + 96 | 500 | 305 | 99 | 96 |
Dos 99 horários que terminaram vazios, 70 nunca chegaram a ser marcados e 29 foram cancelados sem que outra pessoa ocupasse a vaga. Em cada linha, ofertados = realizados + vazios + faltas.
O motivo do cancelamento chegou em branco ou marcado como "outros" na maior parte dos 29 registros do dia. Enquanto esse campo não for preenchido de verdade no balcão, este painel não publica gráfico de causa de cancelamento — informar uma distribuição que se apoia em campo vazio é pior do que não informar nada.
O dia inteiro do ambulatório em uma peça: os quatro indicadores com a mediana do mesmo dia da semana ao lado, a grade lida em quatro momentos, a capacidade perdida por especialidade e a tabela linha a linha, em que cada especialidade fecha a própria conta. No fim, uma nota que não é número: o que exige decisão de gente.
Nenhum agregado aparece sem as parcelas impressas. 500 = 305 + 99 + 96 está no rodapé da tabela; 99 = 70 + 29 está na legenda; 195 = 500 − 305 está na figura. Quem receber o PDF pode refazer qualquer soma no papel, e é isso que separa um painel de uma peça de convencimento.
Repare no que a peça não traz: nenhum paciente identificado, nenhum dado clínico, nenhum motivo de consulta. O painel agregado trabalha com contagem de horários. E quando um campo da origem está vazio — o motivo do cancelamento, no exemplo — o documento declara a lacuna em vez de desenhar um gráfico bonito em cima dela.
O paciente que marcou hoje para daqui a quarenta dias tinha um problema há quarenta dias. Nesse meio-tempo ele melhorou, piorou e foi para a emergência, mudou de endereço, trocou de plano, ou simplesmente esqueceu. A antecedência da marcação é o dado mais barato que o hospital já tem e quase nunca olha.
O painel quebra as marcações vigentes do dia em quatro faixas de antecedência e calcula a falta dentro de cada uma. O formato costuma ser o mesmo sempre que essa conta é desenhada: a curva sobe da esquerda para a direita.
Isso muda a ordem da fila de confirmação. Em vez de disparar mensagem para todo mundo ao mesmo tempo — o que queima janela de 24 horas, gasta template e cansa o paciente —, a rotina começa por quem marcou há mais tempo e pelas especialidades cujo absenteísmo está acima da própria mediana. É a mesma quantidade de mensagem, em outra ordem.
5 de 32 · 17 de 88 · 44 de 177 · 30 de 104. Somando: 96 faltas em 401 marcações vigentes, os 24% de absenteísmo do dia.
A faixa de 8 a 30 dias não tem a maior taxa de falta, mas tem a maior grade: no cenário, 177 das 401 marcações vigentes. Atacar só a faixa de maior percentual é confortável e rende pouco. O painel mostra as duas leituras lado a lado justamente para que a decisão não seja tomada com uma delas só.
32 + 88 + 177 + 104 = 401 marcações vigentes. A faixa mais alta em percentual de falta é a menor em volume; a maior em volume é a terceira em percentual. Quem confirma primeiro a faixa de mais de 30 dias recupera taxa; quem cobre a faixa de 8 a 30 dias recupera horário.
Este é o achado que só aparece quando a fila de espera e a ocupação da grade são lidas na mesma tabela. Separadas, cada uma conta uma história incompleta — e as duas levam à mesma conclusão errada.
As três agendas do cruzamento, lado a lado
| Especialidade | Ofertados | Vazios no dia | Proporção da grade | Espera | Leitura |
|---|---|---|---|---|---|
| Ortopedia | 96 | 14 | 15% | 52 dias | Grade apertada, fila longa |
| Dermatologia | 58 | 21 | 36% | poucos dias | Oferta sobrando |
| Neurologia | 46 | 18 | 39% | poucos dias | Oferta sobrando |
| Horário disponível para mover — 21 + 18 | 39 | por dia | contra uma fila de 52 dias na agenda ao lado | ||
Contratar mais ortopedista é a resposta reflexa para uma fila de 52 dias, e nem sempre é a resposta certa. Ela demora, é cara, é difícil de desfazer e resolve exatamente um dos gargalos possíveis — o da hora do profissional. Se o que falta é consultório na terça de manhã, ou o equipamento que só existe em duas salas, o contrato novo não move a fila um dia sequer.
A redistribuição custa uma reunião de coordenação. Move-se um turno de consultório de uma agenda que sobra para uma agenda que falta, publica-se a grade nova e se observa o efeito em duas semanas. Se não funcionar, volta. No cenário ilustrado, recuperar cerca de 17 dos 39 horários vazios por dia — menos da metade — dá 17 × 66 dias úteis ≈ 1.120 consultas no trimestre: a ordem de grandeza das +1.150 consultas realizadas por trimestre com a mesma grade, sem uma contratação.
O efeito na fila vem junto: a espera média nas especialidades de maior fila sai de 52 para 31 dias quando a grade redistribuída se soma à queda de absenteísmo. Não é o agente que faz isso — é a coordenação, com o recorte na mão.
O painel aponta onde existe horário sobrando. Ele não sabe se aquele horário pode virar outra coisa. Antes da redistribuição, a coordenação precisa conferir quatro amarras que não estão na agenda:
O agente mostra a oportunidade. Quem move grade é gente, com nome, data e um prazo para revisar a decisão.
Um painel que não termina em duas ações com dono e prazo é um relatório bonito. O documento do Funil do Dia chega às 06:40 e produz exatamente duas decisões — uma automática e uma humana.
Às 07:00 o Squad chama api_get_agendamentos para os próximos dias e ordena a fila de confirmação pelo que o painel acabou de mostrar: primeiro as marcações com mais de 30 dias de antecedência, depois as especialidades cujo absenteísmo do dia anterior ficou acima da própria mediana. O agente de canal envia a confirmação pelo WhatsApp oficial da Meta — dentro da janela de 24 horas, por mensagem comum; fora dela, só por template aprovado.
Quem responde "não vou poder" tem o horário cancelado na agenda oficial por api_post_agendamento, e a vaga liberada entra na lista de espera daquela especialidade no mesmo minuto. Quem responde com uma pergunta que sai do roteiro é transferido para uma pessoa com o histórico junto. A recepção deixa de ligar uma a uma, e a central necessária para o mesmo volume fica bem menor: o que chega a uma pessoa é o caso que precisa de julgamento.
Como a marcação, a remarcação e o cancelamento chegam à agenda oficial
O recorte por especialidade do painel de segunda entra na pauta da reunião de grade de terça, em PDF, anexado à ata. A pergunta é uma só e é objetiva: destas seis especialidades, qual bloco de horário muda de agenda nesta semana, e quem publica a grade nova? A resposta sai com nome do responsável, data de início e uma data de revisão em quatro semanas.
Na semana seguinte, o mesmo painel mostra se o bloco movido virou atendimento ou só mudou de lugar. É o único jeito de a redistribuição virar hábito em vez de virar um projeto que alguém tocou uma vez.
Entre um painel e outro, a dúvida pontual não precisa virar chamado de BI. O Copiloto HAL consulta os mesmos dados em modo leitura e responde com tabela e gráfico na tela.
A grade ofertada, o estado de cada horário, o cancelamento e o comparecimento vêm do HIS por chamadas declaradas uma a uma na configuração do agente. Não há planilha intermediária, não há exportação manual e não há agenda paralela: a mesma base que a recepção enxerga é a que o painel conta.
Quando uma chamada falha ou devolve menos do que devia, o documento sai marcando a lacuna — dia incompleto é declarado, nunca preenchido por estimativa.
Dizer o recorte antes da contratação evita a conversa difícil depois dela. Este painel é de consulta ambulatorial — e só.
A unidade de capacidade muda completamente. Consulta se mede em horários de uma grade; exame de imagem se mede em tempo de equipamento e em preparo; internação se mede em leito-dia e em giro; centro cirúrgico se mede em tempo de sala, em equipe montada e em intervalo de limpeza. Um funil de ofertado → marcado → realizado aplicado a sala cirúrgica produz um número sem sentido.
Cada um desses recortes é um painel próprio, com fonte própria e conversa própria com a coordenação. Nenhum deles vem de brinde com este.
A causa do cancelamento é a informação mais pedida e a menos confiável de qualquer agenda hospitalar. Se o balcão registra "outros" na maior parte dos casos, ou deixa o campo em branco, qualquer gráfico de causa é uma ficção com aparência de análise.
O painel declara o campo inconclusivo e segue sem ele. Quando o preenchimento melhora — e melhorar isso é decisão de processo, não de software —, a seção aparece sozinha no documento.
Mover bloco de horário entre especialidades, mudar a escala de um profissional e alterar a ordem de uma fila regulada são decisões com consequência assistencial e contratual. O agente não tem essa ferramenta — e o que não foi entregue a ele não existe no universo dele.
Orientação clínica também está fora: o agente não avalia sintoma, não sugere conduta e não opina sobre urgência. Paciente que descreve sintoma no canal é transferido para uma pessoa, com o histórico da conversa junto.
O painel mostra o tamanho da fila de cada especialidade e quanto tempo ela está demorando, porque sem isso não dá para ler o horário vazio. Quem entra antes de quem é outra coisa: é critério clínico e, em fila regulada, é regra externa ao hospital.
Quando um horário é liberado por cancelamento, o agente oferece a vaga na ordem que o hospital configurou — nunca numa ordem que ele tenha inventado, e nunca para quem não estava na fila daquela especialidade.
O documento trabalha com contagem de horários por especialidade, por turno e por faixa de antecedência. Nome, documento, telefone e qualquer dado clínico ficam fora — o agregado não precisa deles para responder as perguntas que ele responde.
O caso individual continua existindo, na conversa e na agenda, com trilha de auditoria: o que foi consultado, o que foi decidido e o que foi gravado ficam registrados em toda execução.
Da própria grade publicada no sistema do hospital, lida por API. O painel não reconstrói a escala nem estima capacidade: ele conta o que o HIS diz que foi ofertado naquele dia, para aquela especialidade, naquela unidade. Se a escala mudou às onze da noite, o painel da manhã seguinte já lê a grade nova.
Quando a chamada falha ou devolve um dia parcial, o documento marca a lacuna em vez de completar com média.
Porque medem momentos diferentes do dia e têm bases diferentes. A ocupação é calculada sobre os horários ofertados, na abertura do dia. O cancelamento é calculado sobre as marcações que existiam nessa abertura. O absenteísmo é calculado sobre as marcações que ainda estavam vigentes na hora da consulta, já descontados os cancelamentos.
Um horário cancelado volta a contar como livre, então ele aparece tanto na conta do cancelamento quanto na lista de vazios do fim do dia. Somar as duas colunas conta o mesmo horário duas vezes. O painel fecha a conta por subtração — ofertados menos realizados — e só depois abre o resto por causa, sem sobreposição.
Não. Ele não recebe essa ferramenta. O agente marca, remarca e cancela horário individual na agenda oficial, sempre a pedido de um paciente e sempre pela API do sistema do hospital. Mover bloco de grade entre especialidades, alterar escala de profissional e reordenar fila regulada são decisões humanas, com consequência contratual e assistencial.
O que o painel faz é dimensionar a oportunidade: quantos horários, em quais agendas, contra qual fila. A decisão sai da reunião de grade, com responsável e data de revisão.
Dá, desde que a comparação respeite o mesmo cuidado dos dias da semana: unidade com perfil de grade diferente não se compara de frente. O documento aceita o recorte por unidade e apresenta cada uma contra a própria mediana histórica, em vez de ranquear as duas numa lista única que premia a que tem a grade mais fácil.
Quando faz sentido comparar de frente — mesma especialidade, mesmo turno, mesmo porte —, o painel traz as duas linhas lado a lado e diz explicitamente o que está sendo equiparado.
Não substitui a fonte: o HIS continua sendo o sistema oficial e é dele que sai todo número. O que muda é o que chega à coordenação. O relatório do sistema é uma listagem que alguém precisa abrir, filtrar e interpretar. O documento do Squad já vem lido: com a mediana do mesmo dia da semana ao lado, com o cruzamento de fila e ocupação feito, com a lacuna de dado declarada e com a nota do que exige decisão humana.
E ele chega sozinho, por e-mail, a uma lista fechada de destinatários, todo dia no mesmo horário — sem ninguém pedir.
Com a agenda ambulatorial de uma semana dá para mostrar onde a sua capacidade está vazando hoje — quanto é horário sem marcação, quanto é cancelamento sem reocupação e quanto é falta. A partir daí, qual painel e qual rotina fazem sentido para o seu ambulatório.